Pon un PMP en tu Empresa y…

51. preparados, listos, ya¡¡¡ Reunión de Inicio (Kick-off Meeting) 1ª parte

Una vez que hemos acabado la planificación, bonito y creativo periodo de noviazgo, llegó el momento de la ejecución. Y esto ya se parece más a un matrimonio. Y claro jefe, tú estás acostumbrado a que tu mujer mande en casa y tú a mandar en el trabajo. Y a que todo lo que cedes en casa, lo tengan que ceder otros en tu trabajo.

Y eso, sin ánimo de ofender, no está bien… (que no cedas y dejes hacer en el trabajo, en casa no me meto…)

Por eso es importante tener una reunión al cerrar el proceso de desarrollo del plan para la dirección del proyecto y comenzar con la ejecución del proyecto.

Aquí se deben sentar todos y todas (corrección jefe, corrección de género, que sino la subsecretaria de igualdad nos mete un paquete…. –y con razón- como hacen mis tres mujeres en casa cada vez que utilizo lenguaje sexista o poco correcto…).

Deben estar todas las partes implicadas en el proyecto – clientes, proveedores, project manager y equipo de proyecto,…- y deben mirarse a los ojos y sin pestañear decir que SI conocen los detalles del proyecto (y que lo digan claro que luego cuando algo se tuerce empezarán a decir que “si yo no estaba en esa reunión”, “que no entendí bien lo que se dijo”, “que si había salido a hablar por el móvil”,…) y se tratarán algunos aspectos especialmente relevantes del mismo.

“Todos para uno y uno para todos” era el lema de los Mosqueteros del Rey francés creados por la pluma (de escribir) de Alejandro Dumas. La unidad se establece o se pierde desde el pitido inicial. Si empezamos en desbandada, acabaremos como el rosario de la aurora.

Y esta unidad pasa por dos aspectos muy importantes:

• Reglas de juego claramente definidas

• Funciones y responsabilidades claramente definidas

Querido y amado jefe, a ti probablemente no te pase pues eres un gran jefe (recuérdame que te pida aumento de sueldo…) pero a otros jefes sí les ocurre y con demasiada frecuencia eso de que estén tan ansiosos por empezar a trabajar –trabajar, lo que nos gusta, trabajaaaar¡¡- en un proyecto que no tengan ese ratito para poner un poco de orden antes de empezar.

¿Vamos a dirigir un equipo recién formado –algo habitual en gestión de proyectos-¿. Qué gran oportunidad…

… Pero qué gran peligro si el equipo no empieza estableciendo de reglas de comportamiento claramente articuladas y unos roles y expectativas bien reflejados en negro sobre blanco –recuerde, amado jefe, que “verba volant, scripta manet” y que las palabras y las buenas intenciones se las lleva el viento si no hay un acta que las baje a la tierra-.

Los equipos de proyecto, sintiendo el aliento del jefe en la nuca, a menudo están ansiosos por ponerse a trabajar y mostrar resultados que apacigüen el ardor guerrero del superior. Obtener resultados pronto no está mal (siempre que sean buenos, preferentemente los esperados, o mejores, claro). Sin embargo, si saltan como fieras hambrientas a trabajar, hacer, trabajar, reunirse, trabajar, encender fuegos, apagar fuegos,… sin dedicarle un poco de tiempo a establecer las normas de combate, es probable que experimenten un camino lleno de baches, sustos, malentendidos y disgustos innecesarios. Un auténtico, en este caso en sentido estricto, un combate.

Los equipos de proyectos a menudo se olvidan – en tu empresa no, jefe, que tú tienes Project managers profesionales, pero en otras es el pan de cada día – establecer reglas de juego relativas a, por ejemplo:

la comunicación

¿Cómo nos comunicamos?
¿Cuáles son nuestras herramientas preferidas para la comunicación: el cara a cara, el correo electrónico, los sms, los twits, las teleconferencia,…?

la gestión de las reuniones.

¿Cuáles son las reglas básicas de cada encuentro de trabajo?

¿Somos capaces (libres) de bloquear parte de nuestra apretada agenda para remangarnos y trabajar con el equipo?
¿Podemos establecer horarios en los que no programar reuniones -antes de las 9 am o después de la 18:00-?
¿Estamos de acuerdo en que no vamos a leer mensajes de correo electrónico durante las reuniones y que vamos a apagar o poner en silencio los móviles durante las reuniones –los juegos de marcianitos de la i-phone incluidos-?
¿Podemos ponernos de acuerdo en llegar puntuales?
¿Qué actitudes se van a permitir y qué comportamientos no se van a admitir?

los conflictos de personalidad.

¿Alguna vez has estado en un equipo donde tienes alguien con un carácter fuerte y con ganas de mandar? Lo conoces, en el fondo le quieres y, no lo niegues, no puedes vivir sin el/ella (aunque podrías intentarlo y a veces te entran ganas de hacerlo…). Qué gran oportunidad de crecimiento.

Como dice el dalai lama..

“Sin el enemigo no puede surgir la paciencia o la tolerancia. Normalmente nuestros amigos no nos ponen a prueba ni nos ofrecen la oportunidad de cultivar la paciencia. Eso es algo que sólo pueden hacer los enemigos. Así que, desde este punto de vista, debemos considerar a nuestro enemigo un gran maestro y reverenciarlo incluso por habernos proporcionado esa preciosa oportunidad”.

Pues ya sabes cómo actuar ante ese personaje: viéndolo como una oportunidad de crecer como Project manager, como gestor de personas, como domador de fieras, como tú lo veas… Y seguro que encuentras la manera de establecer reglas de juego con las puedas controlar “los caracteres fuertes (forma fina de decir las malas l….)” y que todos puntos de vista tengan cabida.

Los equipos de proyecto debe establecer principios sobre cómo abordar y resolver los conflictos. Pero ¿El conflicto no es algo malo? No. Ni es bueno ni es malo. Es. Y sus consecuencias dependen….

Como buen PMP estoy firmemente convencido que los conflictos, como el aire, el agua, la alegría, la tristeza,… forman parte de la vida y hay que aceptarlos y tratar de resolverlos de tal manera que salgamos más sabios y más fuertes de ellos.

El conflicto forma parte de la naturaleza humana y es la consecuencia de vivir en un mundo imperfecto. Nadie es perfecto – como le contestan a Jack Lemmon en su última escena de “Con faldas a lo loco” (“traducción espanish” de “Some like it hot”).

¿Podemos como equipo, establecer reglas de juego consensuadas para analizar los conflictos y resolver tratar de lograr un compromiso?

O
¿Preferimos que las reuniones sean una tortura pensada
por el inquisidor Torquemada en sus momentos más sádicos?

La inquisición española by Monthy Python… Just great¡

En fin, ¿Tienes tu algún “carácter fuerte en tus reuniones de equipo? ¿Cómo lo amansas-integras-echas-…?

¿Tienes alguna regla mágica para resolver los conflictos en tu equipo?

Te lo piensas y seguimos en otro post….