En la serie de post de Urgencias (1) a Urgencias (5) vimos cómo funcionaba el Hospital. A juzgar por los comentarios recibidos, ese Hospital se parece bastante a muchas empresas.

La mayoría de las empresas tienen demasiados proyectos abiertos. El número de proyectos en marcha no tiene nada que ver con los recursos disponibles para llevarlos a buen puerto en tiempo, coste y calidad.

El resultado es el que vimos que ocurría en el quirófano de nuestro hospital: una multitarea patológica que provoca retrasos que, a su vez, afectan a los resultados de la empresa y, esto duele, el bolsillo de los accionistas.

Hay ya muchos casos reales en los que tras comprender los problemas que demasiados proyectos abiertos provocan en los resultados de la empresa y la salud de sus empleados, deciden reducir el número de proyectos activos en un 30-50%.

¿Por qué? Porque teniendo menos proyectos activos, eran capaces de finalizar más proyectos al año. Esto suele parecer poco intuitivo y produce el rechazo de muchas empresas y muchos de sus directivos. Pero sí. Para finalizar más proyectos, conviene que reduzcan el número de proyectos que ejecutas a la vez.

Un ejemplo muy visual: imaginemos unos troncos que se deslizan río abajo y llegan a un estrechamiento del río. Si hay demasiados troncos, se atascarán y se quedarán quietos en el cuello de botella sin nadie hace nada.

Sin embargo, si se modula, se lamina la llegada de troncos de tal manera que su anchura total no sea mayor que la del punto más estrecho, fluirán mucho más rápido y habiendo reducido la carga de troncos simultáneos, habremos logrado una mayor capacidad de transporte.

Si pensamos en el último atasco en el que nos vimos envueltos, tendremos la misma situación…

Curioso…

Me hace recordar esa frase de “Vísteme despacio que tengo prisa” que todos hemos oído alguna vez, atribuida a lo largo de la historia a Fernando VII, Napoleón Bonaparte, Carlos III o el emperador Augusto. Frase que ha sobrevivido al menos a un par de milenios, y parece que sigue vigente en la gestión de empresas y la gestión de proyectos del siglo XXI.

dnl