¿Existe algo que pueda compararse con la fase de pre-producción en el cine en la gestión de proyectos?

Parece obvia la necesidad de introducir un proceso de diseño previo al de desarrollo del producto ya que el coste y el tiempo perdido debido a esta etapa adicional será significativamente menor que el costo y el tiempo perdido debido a una pobre planificación y los sobrecostes que inevitablemente se producirán.

Por ejemplo, en el mundo del cine, el equivalente a la fase de diseño es la fase de pre-producción. La mayoría de aficionados al cine sabe en qué consiste y están familiarizados con algunos de sus componentes -el guión, la trama, los protagonistas,…-. Pero esta fase incluye mucho más que eso.

Por lo general, para dar luz verde a ese conocido “Silencio, Se rueda” se necesita presentar un paquete completo que incluye no sólo el guión, el director y los miembros clave de reparto, sino también el presupuesto, la fecha prevista de lanzamiento, el plan de marketing y un plan de producción detallado.

En otras palabras, antes de comprometer los recursos económicos para rodar la película, debe haber un análisis detallado de la producción creativa, de la técnica y el plan de negocio.  Y solo tras evaluar el conjunto -criterios creativos, técnicos y de negocio-, si el resultado es afirmativo, se da luz verde a la producción.

Aunque esto representa una importante inversión inicial, sin garantía de que la película vaya a producirse, los costes y la naturaleza competitiva de la industria son tales que, en general, es impensable que se comprometan a nada si no se fijan todas esas variables en la fase previa.

Hay espacio para la creatividad y innovación durante la producción. Pero es precisamente gracias a esa planificación previa de preproducción la que proporciona al director la libertad para crear dentro del marco de lo que fue aprobado.

En nuestro caso, la fase de diseño, como ocurre en el cine, no sólo debe implicar el diseño real del producto sino también el diseño de la ingeniería de procesos, el diseño del plan de marketing y el modelo de negocio.

Un comentario que suele oírse es:

«Esto está todo muy bien, y el mundo ideal esto podría estar bien. Pero en el mundo real, tenemos que cumplir con los plazos y trabajar con presupuestos limitados que simplemente no permiten tener tiempo ni dinero para ese proceso de diseño. Solamente tenemos tiempo para hacer algo «suficientemente bueno» y sacarlo pronto al mercado.

Mi respuesta estándar a comentarios de este tipo suele tomar la forma de las dos siguientes contra-preguntas:

¿Cómo es que no podemos permitirnos el lujo de una adecuada planificación y diseño y, sin embargo, siempre somos capaces de permitirnos el lujo de pagar el coste del retraso en las entregas así como el coste de arreglar todos los errores, resultado  inevitable de un diseño, una planificación y unas pruebas inadecuadas?

¿Cómo puede ser esto cuando el coste de diseño no es nada comparado con el costo de llegar tarde al mercado o tener un producto defectuoso?

Se requiere una dirección fuerte y valiente para admitir que no sabemos lo que estamos haciendo en el inicio y que, por lo tanto, necesitamos esa fase de diseño. Porque la realidad es que, quitando el factor suerte y algunas raras excepciones, es siempre más rápido, más barato y conduce a un mejor producto si incorporamos explícitamente una fase previa de diseño en lugar de coger el atajo habitual.

En la gestión de proyectos, ¿Estaríamos hablando del «acta de constitución»?

Tu, ¿Qué opinas?