Este post da inicio a una serie de posts en los que pretendo dar cuestionarios que nos permitan evaluar la madurez de la organización en las diferentes áreas de conocimiento en gestión de proyectos. Al leerlos, reflexionar hasta qué punto hacéis esto en vuestras organizaciones.

Comenzamos con GESTIÓN DE LA INTEGRACIÓN

En relación a aspectos generales de la gestión de proyectos

–           ¿Existe un proceso de gestión de proyectos que defina los procesos y actividades necesarias para integrar

• la gestión del alcance, del cronograma y del presupuesto,

• la gestión de las partes interesadas y las comunicaciones

• la calidad y los riesgos

• …

desde el inicio del proyecto hasta su cierre?

En relación al inicio del proyecto

–           ¿Existe un documento que

• autorice formalmente el proyecto

• nombre al Project manager y le asigne autoridad y responsabilidades

• enmarque la razón, objetivos, riesgos,… de alto nivel del proyecto?

En relación a la planificación

–           ¿Existe un plan de dirección del proyecto que

• defina el ciclo de vida seleccionado y sus puntos de control,

• identifique los objetivos clave y los factores críticos de éxito

• clasifique el proyecto para

  • evaluar su complejidad

  • identificar los procesos de gestión de proyectos seleccionados,

  • definir el nivel de implementación de estos procesos,

  • describir las técnicas y herramientas a utilizar,

• que recoja

  • el plan de control de cambios y de control de la configuración,

  • cómo se va a mantener la línea de base de alcance, tiempo, coste,…actualizada

• sea el documento de referencia para la gestión del proyecto

• que sirva de base para todos los trabajos del proyecto

• y que defina cómo

  • se va a ejecutar, monitorizar y controlar y cerrar el proyecto

  • se van a integrar todas las áreas de gestión (alcance, tiempo, coste, calidad, riesgos,…)?

En relación a la ejecución, seguimiento y control

–           ¿Existe un procedimiento común a todos los proyectos para

• dirigir y gestionar los trabajos del proyecto de acuerdo al plan de dirección establecido

  • para cumplir los requerimientos del proyecto,

  • crear los entregables del proyecto,

• monitorizar y controlar los trabajos del proyecto y, entre otros,

  • recoger, medir y distribuir información de desempeño definida previamente

  • evaluar las medidas, variaciones y tendencias para tomar medidas a tiempo

  • determinar acciones correctivas o preventivas

  • o re-planificar y seguir los planes de acción adoptados

  • dar información adecuada y orientada a toma de decisiones

    • del estado actual,

    • tendencias y proyección a las partes interesadas?

• realizar un control integrado de cambios de tal manera que aunque se inicien verbalmente

  • se recojan siempre por escrito

  • se incorporen a un sistema de gestión de cambios y de la configuración

  • se evalúe su impacto en la calidad, en el coste, en el plazo, en los riesgos,…

  • y se aprueben o rechacen por

    • el Project manager,

    • el equipo de dirección del proyecto

    • el sponsor

    • o un comité de cambios

En relación al cierre

–           ¿Existe un procedimiento común a todos los proyectos para

• el cierre administrativo del proyecto o fase incluyendo los pasos a dar para

  • identificar que el proyecto está completo,

  • para transferir el producto al cliente o a operaciones,

• recoger toda la documentación de proyecto,

• auditar el éxito del proyecto y extraer lecciones aprendidas

• distribuir el conocimiento y actualizar los procesos con mejoras identificadas

• archivar toda esta documentación para su uso futuro por parte de la organización.

Qué tal ha ido este examen de conciencia…? Puntos fuertes encontrados…? Áreas de mejora…? Seguro que sí. Pero, quien no tiene cosas que mejorar???

dnl

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