En un post anterior comenzamos a valorar la importancia de que un Project Manager sepa negociar, ahora nos centraremos en las habilidades, fases de la negociación,…

Habilidades

Para llevar a cabo una buena negociación lo primero que hay que hacer es preparar y planificarla, no dejar nada a la improvisación y tener preparado el tema (recogiendo datos, analizándolos, generando escenarios posibles y estimando las actitudes de la otra parte en cada uno, como si un juego de ajedrez se tratara), comunicarlo de forma adecuada y escuchar activamente a la otra parte, analizando y resolviendo los problemas, manteniendo la calma y gestionando bien los tiempos.

Qué no hacer

En una negociación, no conviene ceder al primer choque, ni mostrar interés por agradar (será interpretado por signo de debilidad), ni mostrar interés por terminar (será interpretado por estar desesperado por lograr algo), ni mostrar actitudes emocionales ni excesivamente irrazonables (ira, por ejemplo), ni plantearse la negociación como una guerra de vencedores y vencidos ni tomar por ciertas alabanzas o críticas que puedan venir de la otra parte.

Estrategia de negociación

A la hora de negociar hay aspectos importantes a tener en cuenta y a considerar, previos al inicio de la negociación como: qué vamos a negociar, cómo lo vamos a hacer, cuál es la razón /el objetivo último de la misma), dónde va a llevarse a cabo la negociación y en qué momento conviene hacerlo.

Fases de negociación

Se pueden distinguir las siguientes fases:

1. Fase de preparación:

Como veremos, es una parte que conlleva muchas actividades y mucho tiempo de planificación, como por otra parte ya hemos aprendido que ocurre, en general, con la planificación de un proyecto.

En ella se definen los objetivos propios, pensando más en el medio largo plazo que en el corto, a la vez que se estiman los objetivos de la otra parte y así establecer el margen de maniobra tanto nuestro como el de la otra parte.

A continuación, se recoge información de antecedentes, conocimiento de la otra parte, alternativas posibles, se evalúan de esta manera los puntos fuertes y débiles de cada parte representándolos, si procede, en un cuadro de puntos fuertes y puntos débiles y tratando de determinar las zonas de acuerdo posibles.

Con todo ello preparado, se determina la estrategia que incluye el plan de negociación (de acuerdo a escenarios posibles, quién debe ofertar primero), los argumentos en cada caso, la previsión de la duración, las preguntas clave a poner sobre la mesa, las concesiones que se pueden efectuar y, si se va a negociar en equipo, decidir quién lo formará, con qué funciones y qué señales tendrán para evaluar la situación y cambiar o no de estrategia.

Para terminar, el equipo redactará su propuesta, su guión, con anexos de información que necesitará tener a mano, previendo posibles riesgos de ruptura y preparando planes de respuesta (esta parte también recordará a los análisis de riesgos de la gestión general del proyecto –una negociación no deja de ser un proyecto en el que se juega mucho del éxito del proyecto general).

Por último, se valorará una primera ronda de contactos informales para sondear el estado de la otra parte.

2. Fase de negociación:

Dentro de la negociación tenemos tres partes: fase de apertura o toma de contacto, fase de establecimiento de propuestas y fase de discusión y generación de opciones:

· Apertura y contacto:

Como principios de actuación debemos resaltar: la puntualidad, la creación inicial de un clima amable y grato, la presentación de todos los intervinientes, el programa y funcionamiento de la reunión, centrar los temas a tratar (aunque deben haberse enviado con antelación), tratar de lograr centrar el problema y buscar un preacuerdo que acote la negociación.

Como recomendaciones en esta fase cabría dar algunas pautas más menos sencillas como: aprenderse bien los nombres (da una sensación de respeto e interés) y observar no solo lo que se dice sino cómo se dice (lenguaje no verbal).

· Fase de establecimiento de propuestas:

Entre los principios de actuación en esta fase tendríamos: la presentación de preofertas (que apuntarán al punto más favorable, PMF), la discusión o debate por ambas partes, la recogida de la máxima información haciendo preguntas abiertas, escuchando mucho y hablando poco para intentar descubrir las necesidades del otro y así estimar su PMF y su PR.

· Fase de discusión y generación de opciones:

Una buena práctica es comenzar con aspectos más fáciles y que consumen menos tiempo mientras se presiona (y aguanta la presión de la otra parte), mostrando los desacuerdos sin menospreciar (haciendo ver que se comprenden sus razones y puntos de vista), estando atentos a las incoherencias, errores y falacias de la otra parte, dando concesiones, buscando avances que se apuntalen y afiancen y jugando con los tiempos (ralentizando cuando interesa tomarse un tiempo).

En un momento dado puede requerirse un replanteamiento de los objetivos a la baja o al alta para ya finalmente profundizar en los puntos de acuerdo.

Como recomendaciones en esta fase podrían destacarse: hacer concesiones condicionales (todo es condicional y a cambio de algo), no hacer concesiones unilaterales a cambio de nada (se pierde una baza y se da sensación de despreocupación o debilidad) y negociar el paquete completo que permita ganar en algunos aspectos cediendo en otros sin cerrar nuevos acercamientos futuros sobre aspectos no cerrados o condicionados al cumplimiento de las condiciones establecidas.

3. Fase de creación del acuerdo:

Como principios de actuación en esta fase están la gestión de obstáculos (tratando de reducir las objeciones), saber ponerse en el lugar del otro, saber salir de situaciones de bloqueo, tratar de ser creativo en la búsqueda de soluciones, saber hacer concesiones que faciliten el acuerdo, buscar una propuesta final que sea creíble y aceptable para cada una de las partes, ofrecer alternativas de acuerdo y, por supuesto, recoger por escrito todos y cada uno de los acuerdos adoptados.

4. Fase de cumplimiento y cierre

Siempre quedan flecos en una reunión que pueden dar lugar a concesiones finales pero que, en ningún caso, deben hacer peligrar los objetivos generales y fundamentales de la negociación.

En esta fase se redacta el acuerdo y, muy importante, se sigue el cumplimiento del acuerdo (sea el seguimiento de un contrato, de una compra, de una Joint Venture…).

Apasionante, no? Pero no tan fácil ?

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