¿Cómo debemos enfrentarnos a la resolución de problemas en un proyecto? La orientación positiva puede dar lugar a ver los peligros como oportunidades o retos, percibir que se tiene una fuerte capacidad para enfrentar los problemas y estar dispuesto a invertir tiempo y esfuerzo en su solución.

Por el contrario, una orientación negativa al problema implica ver los problemas como amenazas, creer que son insolubles, dudar de la propia habilidad para solucionarlos y frustrarse y estresarse cuando nos encontramos frente a un problema.

En resumen y de forma más importante, una orientación positiva al problema induce al sujeto a enfrentarse a él, mientras que la orientación negativa le prepara para evitarlo.

Y es que al final, hemos de tomar una decisión, que en parte dependerá de las actitudes que adoptemos. La toma de decisiones en gestión de proyectos es la asociación de un curso de acción o plan con una situación determinada. El modelo de toma de decisiones que se presenta tiene los siguientes pasos:

·    Realizar un modelo de la situación actual o una definición del problema.

Las demandas de la situación pueden venir del exterior pero también de los objetivos y valores del individuo. Las barreras más comunes para alcanzar los objetivos son: la ambigüedad, la incertidumbre, las demandas en conflicto, la falta de recursos o la novedad.

En esta fase se incluye la definición de los objetivos que el project manager quiere alcanzar. Cuando se va a resolver un problema es necesario analizarlo y dilucidar cuáles son los procesos y aspectos relevantes que están influyendo en la aparición y mantenimiento del problema (causa raíz) o qué hace amenazante la situación.

El análisis de las situaciones es un análisis causal (root cause analysis), intentando determinar las influencias de unos factores en otros, en el momento actual y en la posible evolución

·    Generar conductas alternativas posibles

El project manager debe imaginar las alternativas posibles siendo consciente que la creatividad en la búsqueda de soluciones puede ser reducida por el miedo a la crítica externa y, a veces, la propia autocrítica (miedo al qué dirán).

Es preciso, por tanto, suprimir ambas en una primera fase para poder considerar las soluciones sin una censura previa. Se hace siguiendo las reglas de la tormenta de ideas (brainstorming), en el que no se realizan críticas ni evaluaciones de las ideas propuestas; cualquier propuesta es aprovechada, completada o variada para generar nuevas soluciones.

·    Extrapolar los resultados previstos con cada alternativa propuesta.

Con objeto de prever los resultados de poner en práctica las soluciones identificadas y ver su impacto en el proyecto, ya sea mediante consultas a expertos ya mediante simulaciones, se evalúan y comparan.

En este sentido en un proyecto en el que hay muchas partes interesadas, son fundamentales las reacciones de este grupo involucrado en el proyecto.

Saber predecir los resultados de un plan que se ha elaborado es difícil y la incertidumbre juega de nuevo un papel fundamental. Por ello, como se ha visto en el área de conocimiento de planificación y gestión de riesgos, será necesaria una actualización del plan de riesgos, fruto de la toma de la decisión llevada a cabo.

·    Extraer las consecuencias de cada resultado.

Una vez obtenidos los resultados de cada alternativa, se valora cómo afectan a cada uno de los objetivos del proyecto y, muy importante, su nivel de riesgo (probabilidad e impacto) junto con los beneficios o perjuicios que pueden conllevar que ocurra, es decir, las consecuencias de cada resultado.

·    Elegir la acción que se va a llevar a cabo

Entre las alternativas posibles, el project manager y su equipo, teniendo en cuenta a los expertos que hayan convocado interna o externamente al proyecto, eligen la alternativa más adecuada para resolver el problema.

·    Realizar un plan de implantación de la solución

Una buena solución puede fracasar por una mala puesta en práctica al no hacerlo en el momento oportuno, no informar con anterioridad a algunas personas relevantes, no explicarlo bien el equipo responsable de su implantación, entre otras razones.

·    Controlar el proceso cuando se lleva a cabo la acción.

Una vez iniciada la ejecución comienza la fase de supervisión y control de la solución. Es la fase del proceso de control de lo que se hace, en el que se va monitorizando si el resultado actual va en el camino que esperamos o no.

·    Evaluar los resultados obtenidos.

Una vez ejecutada la acción, monitorizada, controlada y con los resultados finales en manos del equipo, se repasa lo realizado y los resultados obtenidos con el objetivo de extraer lecciones aprendidas para futuros proyectos.

La evaluación se ha de hacer basándose en los indicadores definidos, los datos obtenidos y resultados reales y medibles obtenidos.

Suerte al aplicar estas ideas¡

Daniel