Para planificar las comunicaciones, necesitamos tener en cuenta la regla del 5%, la ley del 15,…

La regla del 5%

Un Project Manager debe estar al día de lo que se cuece en su profesión y seguro que leyó en un post de T.L. Barnet estás reglas:

Teniendo en cuenta que un project manager sabe que a su jefe se le olvidan a veces las cosas, una vez que consigas atraer sus cinco sentidos sobre lo que estás diciendo, más vale que los aproveches… , antes de que una nueva mariposa pase por su mente… (que tiene otras ocupaciones más importantes…).

Un estudio realizado hace varios años concluyó que, por la razón que sea, el cerebro humano se queda y recuerda lo primero y lo último que escuchó en el transcurso de un mensaje. Eso significa que si has escuchado a un jefe de proyecto hablar durante 20 minutos sobre un tema, es muy probable que se quede –si es que se queda con algo- con lo que le digas en los primeros y últimos dos minutos –de lo del medio, nada de nada¡¡- .

De igual manera demostraron que retenemos no más del 5% del contenido que escuchamos –del que no escuchamos, cero pelotero-. ¡ qué duro, no¡¡ Solamente entre el 5-10 por ciento de lo que está diciendo llega a buen puerto (en mi caso, en mi casa, con tres mujeres que hablan otro idioma, se me antoja un porcentaje muy elevado…)

Por eso, como Project Manager que eres un lince, ¿Sabes lo que harás? Dividir mensajes largos en muchos mensajes más cortos. Así cada mensaje tiene sus dos minutos iniciales y finales de gloria. Y de cuatro en cuatro minutos, irás haciendo llegar su mensaje. Como además, eres un tipo simpático –los Project Manager suelen serlo salvo que los quememos mucho…- buscará intercalar historias, citas, imágenes visuales en su mensaje que son una magnífica forma de mantener la atención.

La Ley del 15

…. ¿Sigues prestando atención?

El famoso conferenciante Zig Ziglar decía decía que una persona tiene que escuchar un mensaje más o menos 15 veces antes de hacerlo suyo y ser capaz de recordarlo e integrarlo como un hábitos natural. ¡¡Quince veces!! Y un gestor de proyectos suele enfadarse porque tiene que decir las cosas tres veces…

Durante la batalla, de la respuestas a decenas de emails, llamadas de aviso de nuevos fuegos (más bien viejos pues suelen ser siempre los mismos) que apagar, es difícil mantener los objetivos claros y no perder el norte. J. Welch, CEO de General Electric, decía que la única manera de no perderlos de vista era repetírtelos a ti y a tu equipo una y otra vez, sin cambiar un ápice tu mensaje, aunque llegue un momento que te acabes aburriendo de repetirlos y haya otro justo al lado dando otros diferentes.

Yo añado un matiz, cambiando las palabras porque si no pasan a formar parte del hilo musical y dejará de escucharse –quien tiene hijos sabe el efecto que tiene decir “n” veces cuando “n” tiende a infinito “la cena está lista” para cada tres o cuatro oír un “ya voy”.

Lo que si que es cierto es que por muy buen comunicador que seas como Project Manager, es una habilidad que siempre tiene margen de mejora. Sin duda. Cuando lances un mensaje, síguelo. No puede lanzar un mensaje y suponer que todo el mundo lo ha oído, lo ha escuchado, lo ha entendido, le ha dado la importancia que tiene, le ha movido a la acción,…

¿Te lo repito?

🙂