La Guía del PMBOK exagera un poco…

Cuando los alumnos de nuestro Simulador PMP y nuestro Curso Online  se encuentran en nuestros materiales de estudio con la conveniencia de incluir la monitorización de riesgos en todas las reuniones de estado global del proyecto, tienden a pensar…

“¿En todas? ¿Para qué? ¡Si no hay tiempo y hay otros temas más urgentes que tratar¡ ¿No son un poco exagerados estos del PMBOK?”

Para gestionar nuestro proyecto, vamos de viaje en coche

Nuestra explicación suele ir acompañada del símil del proyecto como un viaje en coche. Vamos de viaje, conduciendo nuestro coche con nuestro copiloto y acompañantes.  Probablemente hemos ido más veces por esa carretera pero no a esa hora, con ese tráfico, con esa climatología, con esa luz (o falta de luz porque es de noche), con ese copiloto, con esos acompañantes,…  con ese coche.  Estamos ante un esfuerzo temporal con un resultado único… un proyecto, al que aplicar la gestión de proyectos.

Gestión de riesgos o de problemas: O luces largas o luces cortas

En este viaje, diferente de los que hemos hecho ya, alternamos el uso de luces cortas, para ver lo que tenemos ya encima, un STOP por ejemplo,  –problemas a resolver-, y las largas para ver lo que vendrá en breve, un gamo que se pudiera cruzar por la carretera por ejemplo, –y que de momento solamente es un riesgo-.

Si viajáramos todo el viaje con luces cortas, veríamos perfectamente lo que tenemos en los próximos  metros, con todo el detalle… pero no veríamos un camión que 150 más allá viene invadiendo nuestro carril, un vehículo a punto de cruzar la carretera o ese gamo que corre en paralelo. Cuando veamos este camión, este coche, este gamo, será ya tarde para reaccionar y tendremos un problema.

Si viajáramos todo el viaje con luces largas, veríamos perfectamente los eventos que pueden ocurrir pero perderemos el detalle y la concentración en el tramo en el que estamos, en lo que ahora estamos realizando.

Gestión de riesgos Y problemas: O mejor alternamos (luces largas y luces cortas)

Normalmente, espero que todos lo hagamos así… (si no, espero no cruzarme con ninguno de vosotros en una carretera…) alternamos las luces cortas y las luces largas en un viaje por la noche (y durante el día miramos a lo que está cerca e instintivamente miramos de vez en cuando más allá). De esta manera, vemos lo que tenemos ahora mismo entre manos (luces cortas) y vemos lo que se nos viene encima sino reaccionamos con antelación, de forma proactiva (luces largas). Gestionamos riesgos y gestionamos problemas (pero éstos más pequeños)

Y en nuestros proyectos, ¿Qué debemos hacer?

Como directores de proyecto, en nuestras reuniones debemos ver cómo avanzan las actividades que están en marcha, los problemas e incidencias que puedan surgir, tenemos que dar autorizaciones para iniciar trabajos, coordinar las actividades que empezarán en breve, resolver una queja de última hora de un proveedor, revisar los resultados de calidad,… y para esto hacen falta luces cortas, que nos permitan ver lo que ocurre y va a ocurrir en las próximas dos semanas, por ejemplo.

Pero también debemos, ver cuáles son las actividades planificadas para los próximos 2-3 meses y preguntarnos si está todo atado, si hay incertidumbres, si falta por concretar aspectos, si hay alguna oportunidad en el horizonte que aprovechar, si hay algún nubarrón en el horizonte que amenace con tormenta,… Si existe riesgo de tormenta en nuestro proyecto, vayamos preparándonos.

Gestión de Reuniones en Proyectos: Dos reuniones, dos sombreros

Una forma de hacer esto es hacer una reunión dedicada a lo inminente, lo que hay que coordinar y resolver (luces cortas).

Y otra reunión para echar la vista hacia adelante e identificar tareas que, para actuar proactivamente, deberemos añadir a las tareas ya recogidas en el plan de las dos próximas semanas y habrá que ir poniendo en marcha (luces largas).

Quizás la frecuencia pueda ser diferente, recordemos que la Guía del PMBOK ® no es prescriptiva… y por ejemplo, podremos

• hacer reuniones semanales/quincenales con las luces cortas
• y, a continuación, quincenal o mensualmente,  hacer reuniones con las luces largas.

Para nosotros es importante que, cuando coincidan en el tiempo, sean DOS reuniones, aunque una sea a continuación de la otra. En la primera nos pondremos el “sombrero de las luces cortas” y en la segunda  “el sombrero de las luces largas”. Con su agenda y sus tiempos. Porque si no, lo urgente, lo inmediato, lo que quema, se llevará todo el tiempo. Y lo importante se dejará para cuando se convierta en urgente y sea tarde (el camión que venía ocupando nuestro carril estará ya encima).

¡Buen viaje y cuidado con los riesgos (que tienen pinta de sapos)¡

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Daniel