Tengo entrevista de trabajo para un puesto de Project Manager… ufff

Recientemente un contacto de Linkedin me escribió para transmitirme su frustración ante una entrevista de trabajo para un puesto de Project manager que había tenido. En la entrevista le hicieron varias preguntas relativas a cuál creía él que sería su rol en la empresa, las habilidades que iba a aportar,…  Pero se bloqueó en algunos casos y, en otros, me reconoció que no las tenía claras.

Le prometí que escribiría un post utilizando las preguntas que le hicieron y tratando de responderlas según entendemos que esperaba el entrevistador que se hiciera. Espero que os ayude en futuras entrevistas.

Como Project Manager, ¿Qué competencias específicas considera que debe aportar para este puesto?

En primer lugar, espero aportar habilidades técnicas en dirección de proyectos, conocimientos, habilidades y comportamientos relacionados con la dirección de proyectos  y programas. Entre ellos, mi capacidad para integrar la gestión de las diferentes áreas de conocimiento de un proyecto (alcance, plazo, coste, recursos, interesados, comunicaciones, riesgos,…) centrándome en los elementos técnicos críticos para la dirección de cada proyecto concreto, dedicando tiempo para planificar exhaustivamente y priorizar con criterio.

En segundo lugar, me gustaría aportar mis habilidades en gestión estratégica y de negocios, mi capacidad para tener una visión global de la organización. Esto me ayudará a implementar así en mis proyectos decisiones y acciones que apoyen la alineación estratégica de la empresa, tratando de tener conocimientos suficientes de otras áreas como finanzas, marketing u operaciones.

En tercer lugar, pero no por ello menos importante, aportaré capacidad de liderazgo, mis conocimientos, habilidades y comportamientos necesarios para guiar, motivar y dirigir a mi equipo para ayudar así a la organización a alcanzar sus metas de negocio. Para ello, trataré de aplicar mis habilidades de liderazgo y capacidades clave como la negociación, la resiliencia, la comunicación, la resolución de problemas, el pensamiento crítico y las habilidades interpersonales, muy especialmente la empatía y la escucha activa.

Como Project Manager, ¿Podría indicarnos de forma resumida cuáles sería tu papel en la empresa?

Teniendo claro que mi función principal es liderar al equipo responsable de alcanzar los objetivos del proyecto, trataré de cumplir un doble papel:

Por una parte, trabajando con el patrocinador y el cliente para comprender los objetivos estratégicos y asegurarme de que durante todas las fases del ciclo de vida del proyecto se mantiene la alineación de los objetivos y resultados del proyecto con los del portafolio, programa y áreas de negocio.

Por otro, guiando al equipo  al equipo a trabajar en conjunto, centrándome en lo que es esencial a nivel del proyecto, integrando procesos, conocimientos y personas.

Como Project Manager, ¿Podría indicarnos cómo organizaría su trabajo?

Considero que es clave que, igualmente que hago con mi proyecto, planifique bien mis tareas y mi agenda semanal y mensual. Como Project Manager, buena parte de mi tiempo lo dedicaré a las comunicaciones (llamadas, reuniones, reportes, envíos de información, gestión de interesados, revisión de planes,…). Seré como un director de orquesta que dirige diferentes equipos para que actúen de manera coordinada y eficiente, monitorizando su trabajo, evaluando su desempeño y proponiendo ajustes para mejorar. En este sentido, considero clave:

Por una parte, hacer una planificación semanal (las luces cortas de nuestro post anterior), comenzando por priorizar las tareas que tengo en función de su importancia y urgencia. Por otra parte, considero clave hacer una revisión semanal con mi equipo de proyecto en el que repasemos las tareas que debíamos haber completado y las que deberemos completar esta semana. Revisaremos qué se hizo la semana pasada, que se va a hacer la semana próxima y qué impedimentos podemos tener para cumplir con lo previsto.

Por otra parte, tener una planificación mensual (las luces largas de nuestro post anterior). En ésta, con nuestro equipo, revisaremos cuáles son las actividades planificadas para los próximos 2-3 meses y veremos si está todo atado, si hay incertidumbres. Me aseguraré de que no faltan por concretar aspectos, si hay alguna oportunidad en el horizonte que aprovechar, si hay algún riesgo que pueda impactar negativamente en los objetivos de nuestro proyecto.

Para hacer bien su trabajo como Project Manager, ¿Qué necesitaría saber de la organización?

Para llevar a cabo bien mi trabajo, necesitaré conocer bien el contexto del proyecto y la organización. En primer lugar y muy especialmente me gustaría poder saber quién será mi persona de contacto dentro de la organización, mi patrocinador, a quien reportaré y escalaré decisiones que trasciendan mi autoridad.

Me interesará mucho conocer la estrategia de la organización, su misión, visión, objetivos y líneas de actuación estratégicas y cuál es la cartera de programas y proyectos en que se ha desplegado dicha estrategia. Me vendría muy bien por otra parte, cómo se gestiona esa cartera de proyectos y, muy especialmente, si existe una oficina de dirección de proyectos y cuáles son sus funciones hacia la dirección pero especialmente hacia mí como Project manager, en qué pueden apoyarme.

Por otra parte, tendré que tener en cuenta el contexto de la organización en mi gestión para interactuar de manera proactiva con otros directores de proyecto. Por ello, me interesa mucho saber cuál es la estructura organizativa, si es jerárquica con mucho poder de los gerentes funcionales, matricial (y en este caso tener clara mi capacidad de maniobra, mi autoridad y capacidad de gestionar aspectos críticos del proyecto) o proyectizada (algo que me imagino que no será el caso). Según cuál sea esta estructura, mi gestión de los proyectos será muy diferente.

Tiene alguna otra pregunta relativa a algún aspecto que pueda condicionar su labor como Project Manager?

Me interesaría mucho saber cuál es carrera profesional que se puede hacer en la empresa para ayudar a formarme una opinión sobre las posibilidades que tengo de crecer personal y profesionalmente en la organización.

Así mismo, me gustaría saber cómo se hace la evaluación del desempeño en la organización. Considero que una de las claves de la buena gestión del proyecto es que todos, Project manager y equipo, tengamos claros los objetivos de proyecto, los objetivos de equipo y los objetivos personales (qué se espera de nosotros).

También considero muy importante para lograr el compromiso y la implicación de todos que haya un sistema de reconocimientos y recompensas. Tanto mi equipo como yo estaremos motivados si nos sentimos valorados dentro de la organización. Para mí, trabajar en una empresa que reconoce el trabajo bien hecho me parece un gran valor, muy especialmente si, como Project manager, me permiten otorgar al equipo todo el reconocimiento posible durante el ciclo de vida del proyecto, en lugar de esperar a la finalización del mismo para hacerlo.

Muchas gracias por sus respuestas… Nos encantaría que trabaje con nosotros. Será un gran Project Manager 😉

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Daniel