En este post nos toca hablar de la importancia de los objetivos. En los dos posts anteriores contamos que todos somos Project managers, sin dejarnos claro si debemos alegrarnos o echar a correr y que nuestra visa depende de un señor/a misterioso, invisible, llamado cliente, al parecer tan importante que puede echarnos a la calle y del que solemos saber menos de lo que debiéramos para tenerle contento.

Perdidos de vista los objetivos, redoblemos los esfuerzos (Groucho Marx)

Groucho, como era muy ingenioso, lo decía así. Nosotros, menos finos, diríamos que no sabemos a donde vamos, pero… eso sí, a toda leche¡

Si a un aguerrido Project Manager no le transmiten objetivos alcanzables pero retadores y consensuados, medibles y sobre todo CLAROS, mal empezará. Decía aquel que “Cuando era joven siempre quise ser ALGUIEN en la vida. Ahora que soy mayor, lamento no haber sido más ESPECIFICO”.

En el momento que nuestro enérgico Project manager oye el pistoletazo de salida, empieza rápidamente a pensar cómo hacerlo, antes incluso de entender claramente QUÉ tiene que hacer. Qué remedio, siente el aliento del jefe en la nuca y el plazo en rojo chillón en su calendario. Pero la primera razón por la que los equipos no cumplen sus objetivos es… …¡¡porque no tienen objetivos claros!!. O, en el hipotético caso de que los tengan, parezcan claros, pero cada uno los entienda de una manera diferente.

No tener los objetivos claros, la primera causa de fracaso de un proyecto

Como la principal razón de que los proyectos fracasen es no tener objetivos claros, vamos a ir poco a poco viendo este tema pues parece que nos va la vida (y parte de nuestro variable en ello y del plan de fidelización en los más afortunados).

Todos sabemos que es un árbol. Pero si pedimos a varias personas que dibujen uno, cada una lo imaginará de diferente manera. Igualmente, si el objetivo de un proyecto no se especifica claramente (dibújame un haya, de 10 metros de alto, en otoño,.), la interpretación del objetivo variará de persona a persona. Hace años, en una etapa profesional anterior, teníamos en mi  Servicio de Proyectos una secretaría eficiente, dispuesta y siempre muy atenta. Como necesitaba redactar una carta oficial, le pedí por teléfono que me trajera papel del Servicio. Un minuto después, entró en mi despacho, con cara un poco sorprendida, portando en su mano un rollo de papel… …del servicio. Todo se resolvió con una carcajada compartida. Pero nos enseño que, si alguien nos pide algo que o no tenemos claro o no parece lógico, mejor preguntemos para aclarar qué es lo que quiere exactamente.

Los equipos de trabajo comprometidos con sus objetivos necesitan una definición completa, coherente y medible de qué va a significar que el proyecto haya sido un éxito, de cómo se va a evaluar que el proyecto ha tenido éxito. Cuanto mejor definamos qué supone el éxito, más aumentará la posibilidad de alcanzarlo. “Planificar un nuevo producto sin definir los criterios de medición del éxito es cómo tratar de conducir una gran barca remando con las manos. Llegaremos a dónde nos lleve la corriente” (E. Gaeta, Extreme Networks).

Si los objetivos no están claros, al final el equipo deja de trabajar (o, al menos, baja el pistón hasta que “alguien” diga “algo” o lo que es peor dé un grito.). ¿O es que alguien se pondría a remar en una barca, en medio del mar, en una noche oscura de luna nueva? Si no tienes idea de a dónde vas, ni si te mueves, ni en qué dirección, para qué vas a ponerte a remar¡ esperas a ver si pasa un barco y te rescata.

Sin objetivos claros, nunca llegaremos a donde pensábamos

Además en estos proyectos sin objetivos claros pasa como cuando se trata de salvar a alguien que está siendo arrastrado por una corriente de agua: entra uno a salvarle y corre la misma suerte, entra el siguiente y ocurre lo mismo… Si el proyecto no está claro, por mucho que formemos una melé de grandes técnicos, lo único que conseguiremos es que el batacazo sea compartido.

Cuando estamos en un proyecto de este tipo, sin objetivos claros o no comprendidos, suelen aparecer héroes, apagafuegos profesionales (de los que hablaremos más adelante), más fuertes que nadie, que como uno más, se remangan y ayudan a empujar en la melé. ¡Ay! Si en esos momentos alguien valeroso (porque hace falta ser valiente) apareciera alguien con la cabeza fría, diciendo: “Porqué no damos un paso atrás, nos sentamos y pensamos un momento por qué estamos aquí, para qué estamos aquí, y que estamos haciendo y cómo podemos trabajar menos pero mejor”.

Es verdad que, a veces, muchas veces, casi siempre,… bueno, no sigamos, nuestros respectivos jefes (y, no lo olvidemos todos tenemos un jefe) no nos dan objetivos y criterios claros. Pero también hay que reconocer que nos encanta trabajar, trabajar y trabajar, soltar adrenalina, acabar esprintando en el último minuto, apagando fuegos como héroes de película. Nos encanta trabajar, trabajar, trabajar, redoblar y redoblar esfuerzos (Gracias¡, Groucho). Está mejor visto correr de un lado para otro, hablando con el pinganillo, con aire sofocado,… que estar quieto, mirando por la ventana, haciendo algún esquema en una hoja de papel en blanco con aire distraído, buscando la manera de organizarnos mejor o sacar más partido a este proyecto o ver si nos estamos olvidando de alguien importante…

Dicen que si no sabes a dónde tienes que ir, cualquier camino vale. Pues bien, para que esto no ocurra, debemos precisar bien que significa que nuestro proyecto tenga Éxito. Si no, acabaremos en un lugar diferente al previsto. Un proyecto no será un éxito, por ejemplo, si todo el equipo acaba quemado, si varias novias/os nos han abandonado en el camino, si la irritabilidad de los miembros ha ido explotando al llegar a casa, o por supuesto, si el cliente ha quedado insatisfecho (aunque hayamos hecho el trabajo en plazo y en presupuesto). Acabar el trabajo en plazo con el alcance previsto y sin pasarnos de presupuesto nunca ha sido suficiente para asegurarnos el éxito de un proyecto.

Establecer los objetivos, algo tan sencillo y tan complicado (y tan necesario)

Después de tanto lamento, entonces qué hacemos? Pues algo tan sencillo y tan complejo a la vez como tener claro “que lo que se mide, es lo que se hace y lo que no se puede medir, puede hacerse o no –pero tampoco tendremos claro si lo hemos hecho”. Y que, al inicio de un proyecto, podemos hacernos una tablita con información del tipo:

• objetivo;
• prioridad;
• criterios con que nos medirán el éxito del proyecto, descripción clara de cada criterio;
• metas medibles a alcanzar;
• nivel mínimo aceptable;
• Estado del criterio (cuyos valores posibles basta que sean Rojo (Alarma), Amarillo (Peligro) o Verde (OK);
• la columna “Acciones requeridas para lograr el Verde”;
• responsable (propietario del cuello a cortar si lo que debe estar tiempo no lo está).

Pero no todo será camino de rosas para nuestro Project manager. Cuando pida hacer “estas tonterías” se encontrará con los famosos CCCC (Compañeros Contra Cualquier Cosa), habituales en todos los equipos, empresas, no importa el sector, el país,…Hay quien los llama Creaticidas, porque les encanta tumbar cualquier nueva idea que surja.

Bueno, cerramos el tema, volviendo a recordar que no establezcamos objetivos que no sean tan claros como la luz del sol y cuando pidamos que nos hagan un trabajo, dejemos bien claro lo que queremos, que nuestras solicitudes sean claras no vaya a ser que nos pase como al manco que le pidió a Dios que le dejara los dos brazos iguales, y desde entonces quedó sin brazos…

En el próximo post hablaremos la de la (in)comunicación en nuestros proyectos…

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Daniel