En este post nos toca hablar de la importancia de la organización. En los cuatro posts anteriores contamos que todos somos Project managers, sin dejarnos claro si debemos alegrarnos o echar a correr y que nuestra visa depende de un señor/a misterioso, invisible, llamado cliente, al parecer tan importante que puede echarnos a la calle y del que solemos saber menos de lo que debiéramos para tenerle contento; que, desde el inicio y durante la ejecución, no debemos de perder de vista los objetivos y que las comunicaciones tienen que ser eficientes, efectivas y no hacer ruido sino ayudar al proyecto.

Organización¡

Todas las organizaciones están perfectamente diseñadas para obtener los resultados que obtienen (sean fracasos o éxitos). Para lograr mejores resultados, necesitarán mejorar el diseño de su organización. Como a menudo decía A. Einstein si haces las cosas de la misma manera, obtendrás los mismos resultados.

En algunas organizaciones las personas que se supone que están para liderar y organizar suelen abdicar de esta responsabilidad, evitando comprometerse y recluyéndose en sus zonas de confort y descripción de funciones. Esto puede explicarse si sabemos que la primera razón para no ponernos objetivos es el miedo a no cumplirlos.

Y, esto, amigo Project manager, es algo que no puedes permitirte. Si no te atreves a fracasar, ten cuidado qué proyecto lanzas. Si temes no lograr el éxito, ni te muevas, cambia de trabajo. Porque si no recibes objetivos, mírate al espejo y aquel que ves será quién te los dé, no alguien más arriba del organigrama. Aunque esto pueda ser peligroso en organizaciones en las que las personas con iniciativa son consideradas peligrosas o, al menos, incómodas.

Para personas que quieren participar del problema y de la solución abundan las posibilidades, las ideas, las alternativas; para personas que tienen la valentía para arriesgarse a fallar y para navegar en aguas revueltas. No así para aquellas que, prefieren esperar sentadas, tranquilas, a que llegue una orden “de más arriba”. Y, curiosamente, evitar responsabilidades funciona relativamente bien en algunos entornos organizativos.

La organización del proyecto es responsabilidad del Project manager, sin excusas

Los Project managers responsables y verdaderamente profesionales se implican en asuntos sobre los que se les pedirá responsabilidades. Y, claro, son blanco fácil para los ya mencionados CCCC, Compañeros Contra Cualquier Cosa, así como para la gran mayoría de personas para las que la crítica y la queja es un hábito. Un Project manager debe dar un paso adelante y decir “Puedes contar conmigo¡”.

Frecuentemente subestimamos nuestras capacidades, así que trata de comprometerte a algo más. Eso sí, ten claro que las personas que se comprometen de esta manera son una amenaza para la mediocridad. No sé quien dijo aquello de que “Lo hicieron porque no sabían que era imposible” pero me gusta y viene a cuento.

Como Project manager, debes trabajar en entornos matriciales que requieren una coordinación entre departamentos muy intensa y buscar el apoyo y la complicidad de personas que no dependen ni remotamente jerárquicamente de ti. Rara vez una persona del equipo reporta al Project manager, sino a su jefe jerárquico, cuando décadas de experiencia indican los beneficios que se obtendrían si así se hiciera.

Por eso, un proyecto puede embarrancar o llegar a otro puerto porque no hay una asignación clara de funciones y responsabilidades (y en estos entornos los especialistas en borrarse son los reyes).  El Project manager acaba chocando contra los llamados directores funcionales en una guerra por los recursos, en pos de lo que son frecuentemente objetivos diferentes. Acaba mendigando colaboración entre los técnicos con los que se lleva bien.

La organización se refleja en una matriz de responsabilidades clara…

Así que, una vez claro lo que hay que hacer, crear una matriz de asignación de responsabilidades que indique quien ejecuta, quien revisa, quien aprueba y quien se responsabiliza de cada tarea es condición sine qua non para seguir adelante. Y si esta matriz está en un lugar visible para los miembros del equipo, mucho mejor. Y si el gran jefe, indica a los jefes de departamento, que al Project manager hay que atenderle un tiempo determinado, mejor.

Hay quien piensa que para la asignación de responsabilidades y funciones ya están los organigramas de las empresas. Pero, si echas una mirada a la mayoría de ellos te permitirá discernir quién tiene el sueldo más alto pero ni remotamente se parecerá ni dará información de cómo funciona un proyecto, de cómo se organizan y se realizan los trabajos en un proyecto.

Además, los proyectos se desarrollan en entornos cada vez más cambiantes en los que no solamente se requieren la colaboración cruzada de equipos sino también relacionarse con proveedores, clientes, contratistas, socios,… y todo este mundo no se refleja en el organigrama de la empresa.

Organización

… y en un organigrama de proyecto (diferente del de la empresa)

Así que, si el organigrama de la empresa no sirve, necesitamos uno. Al inicio de cada proyecto tendremos que crear un organigrama temporal para ese proyecto que, ayudado por los diagramas de red, nos permita establecer los flujos de trabajo, las líneas de comunicación, las funciones y las responsabilidades de cada participante. Este organigrama se desvanecerá conforme el proyecto llegue a su fin y, de forma natural, se recompondrá para afrontar un nuevo reto, adaptándonos así a las necesidades cambiantes de este mundo.

Eso sí, el organigrama oficial, escrito en letras de oro y publicado en la intranet correspondiente permanecerá como un dios adorado, fijo, intocable, hasta la próxima adquisición, compra, fusión o reorganización estratégica. El organigrama, con sus flujos de reporte y escalado de decisiones en una parte importante de tu organización de proyecto.

Si grandes civilizaciones enteras se han extinguido por no adaptarse, por no cambiar, ¿podemos esperar que cambie la manera en que las compañías se estructuran? Va a ser que no¡

Todo en ello en un ambiente de trabajo, solidaridad y compromiso

Y como un Project Manager es ante todo un hombre que tiene ánimo para cambiar lo cambiable, paciencia para aceptar lo incambiable y sabiduría para distinguir entre ambas, tratará de lograr un ambiente razonablemente efectivo en su entorno y en su organización. Tratará de buscar fórmulas para que la estructura organizativa de la compañía sea irrelevante para su proyecto.

K. Wiefling propone cuatro: La primera, demuestra a tu equipo que su participación impactará positivamente en el proyecto; la segunda, aprende qué preocupa e interesa a cada miembro y busca la manera de alinearlo para que apoye el proyecto; la tercera, trata de reconocer la contribución de cada persona al proyecto más allá de el que la estructura funcional ofrezca; la cuarta, créate tu propio esquema organizativo del proyecto que haga inútiles los existentes en la medida en que afecta al proyecto (eso si, discretamente, para que no se note).

Funciones poco claras son el inicio del fin de un proyecto. Si cada participante no tiene claro su sitio y su función, pueden pensar que no sirven para nada. Si no saben lo importante que es su papel en el proyecto, acabará sentándose a esperar a que alguien vaya sacando adelante los temas urgentes de cada día.

Por ello, valiente Project Manager, ármate de valor y una buena dosis de discreción y mano izquierda y crea tu propio organigrama temporal y deja la estructura jerárquica egocéntrica de los burócratas del Siglo XXI para otros. Necesitas una organización, aunque luego tengas que adaptarla.

Tras ver la importancia de la organización en tu proyecto, en el próximo post hablaremos de si sirve para algo planificar…

——

Si quieres saber más de Project Management,… te ofrecemos el mejor material en español:

• Preparador PMP, el mejor simulador de exámenes en Español con más de 4.000 preguntas justificadas con referencia a PMBOK6 
• Curso Online  para preparar certificaciones PMP y CAPM, estudiando a tu ritmo con el apoyo de 4 profesores con gran experiencia
• Manual para Project Managers: Cómo gestionar proyectos con éxito

A tu disposición¡

Daniel