En este post nos toca hablar de la importancia de la prioridad en los proyectos.

En los siete posts anteriores contamos que todos somos Project managers, sin dejarnos claro si debemos alegrarnos o echar a correr y que nuestra visa depende de un señor/a misterioso, invisible, llamado cliente, al parecer tan importante que puede echarnos a la calle y del que solemos saber menos de lo que debiéramos para tenerle contento; que, desde el inicio y durante la ejecución, no debemos de perder de vista los objetivos ,  que las comunicaciones tienen que ser eficientes, efectivas y no hacer ruido sino ayudar al proyecto,  que más vale que cada uno sepamos lo que tenemos que hacer y que la planificación, aunque da pereza… suele ser muy útil y que era necesario identificar los riesgos y oportunidades de nuestros proyectos.

8. ¿Qué prioridad tiene este proyecto? Prioridad máxima¡¡¡  

(…o sea como los demás…)

Todos odiamos elegir entre cosas que parecen igualmente vitales. ¿Cómo priorizarías entre mantener los siguientes órganos: corazón, riñones, pulmones, bazo, cerebro,…? Alguna decisión habrá que tomar…

Si todo tiene prioridad máxima…

Pero si todo es urgente, nada lo es. Si todo tiene prioridad máxima, nada la tiene. Así de claro. Y además tenemos que tener claro que la triple restricción tiempo-coste-plazo nos impide que si tenemos que hacer algo en la mitad de tiempo el alcance y la calidad se queden igual. Antes se diferenciaba entre lo que debía estar incluido (must-have) y lo que querían (need-to-have) que estuviera incluido. Ahora hay que incluir todo¡

Al final cuando siempre te dicen “esto es urgente”, lo tomas con calma y piensas en el cuento de Pedro y el Lobo y valoras si hacerlo aunque no esté el lobo, o no hacerlo tan rápido y que, entonces sí, esté. Lo más grave de que no haya prioridades claras es que al final cada uno de nosotros tomamos nuestras propias decisiones sobre lo que es y no es prioritario, asumiendo qué creemos que realmente lo es.

no confundamos acción con movimiento

Si bien no conozco este caso (para que no haya suspicacias) me han contado que los directores de algunas empresas tienen poco que hacer una vez sino están constantemente reasignando recursos, moviendo gente de un proyecto a otro para que parezca que su departamento está en continua ebullición productora, en continuo movimiento (E. Hemingway decía en sus momentos sobrios – no muchos-, no confundamos acción con movimiento), abordando fuegos urgentes, resolviendo desacuerdos sobre qué fuego apagar a continuación, dejando que alguna pequeña chispa pase a ser una llamarada.

Y hay razones para que insistamos en que nos dejen claras las prioridades: las usaremos para decidir entre el proyecto 2 y el 3, sin tener que preguntar e incordiar al ocupado director; nos ayudarán a dirigir nuestras elecciones de asignación de recursos y tiempo; deberán revisarse, reestablecerse y comunicarse periódicamente para que no parezca que no están actualizadas; deberán estar accesibles a los miembros del equipo (alguno propone tenerla como salvapantallas…no me parece mala idea… mejor ver al abrir el ordenador que al señor este que se desintegra y reacciona en el anuncio de una conocida gran empresa).

Y ¿Qué hacer si no te dan la prioridad entre proyectos?

Pregunta, insiste, ruega,… y si todo falla, establécelas tú mismo, publícalas y dalas a conocer a todos los interesados. En ese momento, al menos, podrás saber si las elegiste bien.

¿Por qué no establecemos la prioridad?

Creo que es porque no sabemos cómo usarlas debidamente y tememos que podemos equivocarnos. Pero una lista de prioridades realmente incrementa la cantidad y calidad del trabajo hecho, llegando a doblar la productividad, reduciendo las pérdidas de tiempo y concentración de ir saltando de un proyecto a otro.

Prioridad, Daniel Echeverría

Además, creámoslo: si cogemos el hábito de establecer prioridades, luego no podremos vivir sin ellas¡ bueno, tanto como no poder vivir sin ellas…

En el próximo post de nuestra serie del Sufrido Project manager… hablaremos de… …cambios.

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Daniel