En este post nos toca hablar de la importancia e inevitabilidad de los cambios en los proyectos.

 Cambios … ¿Que ha cambiado esta vez…?

“Times they are a’changing…” Bob Dylan.

En los posts anteriores contamos que todos somos Project managers, sin dejarnos claro si debemos alegrarnos o echar a correr y que nuestra visa depende de un señor/a misterioso, invisible, llamado cliente, al parecer tan importante que puede echarnos a la calle y del que solemos saber menos de lo que debiéramos para tenerle contento; que, desde el inicio y durante la ejecución, no debemos de perder de vista los objetivos ,  que las comunicaciones tienen que ser eficientes, efectivas y no hacer ruido sino ayudar al proyecto,  que más vale que cada uno sepamos lo que tenemos que hacer y que la planificación, aunque da pereza… suele ser muy útil , que era necesario identificar los riesgos y oportunidades de nuestros proyectos y que es clave que en todo momento estén claras las prioridades del proyecto. 

La adaptación a los cambios, una necesidad

Ya nos avisó Charles Darwin que no son las especies más fuertes las que sobreviven, ni siquiera las más inteligentes, sino las que tienen mayor capacidad de adaptación a los cambios. Y nos lo recordó el conocido anuncio de BMW con Bruce Lee diciendo aquello de “Be water my friend”.

¿Conocéis a alguien que haya trabajado alguna vez en un proyecto que sus premisas, objetivos, responsables,… no hayan cambiado durante el proyecto? Entonces, ¿Por qué seguimos sorprendiéndonos, enfadándonos y frustrándonos cuando algo cambia en el proyecto? Desde hace ya años se está extendiendo los nuevos enfoques de gestión de proyectos Scrum o Agile Project Management que nos dan algunas herramientas para no sufrir tanto y trabajar en un entorno de cambio. Pero esta es otra historia…

¿Conocéis a alguien que haya tenido un cliente que sabía lo que quería desde el primer momento? Entonces porque nos quemamos cuando cambia de opinión? Los planes se retrasan… es así. Los directores prometen recursos humanos suficientes pero buena parte de ellos están todavía tratando de cerrar los marrones y flecos del anterior.

Los cambios son tan inevitables como la meteorología (de momento) y el pago de impuestos (para aquellos que estamos atados a una nómina). Hay quien divide las clases de cambios en el proyecto en 3 tipos: inevitables (estaba claro desde el inicio; solamente nuestro deseo de que no ocurriera nos impedía verlo); desafortunados (miramos por el rabillo del ojo, cruzamos los dedos pero… ahí está) y completamente sorpresivos (nadie hubiera podido preverlo, ni un mago que nos hubiera leído el futuro).

Pero hay cambios y cambios…

Después de la broma de la clasificación, prácticamente todos los riesgos son predecibles (otra cosa es que sean evitables). Así que cuando lleguen, como ocurría con los riesgos, míralos a los ojos y haz algo ya¡). Nuestro Project manager, además de todo lo que ya hemos visto que debe tener, además tiene que tener cintura, mucha cintura para ir acogiendo los cambios e integrándolos en el avance de su proyecto.

Una cosa es que los cambios son inevitables pero otra cosas muy distinta es que no podamos tener una idea de alguna de las cosas que pueden pasar y que pueden cambiar mi proyecto: los clientes (o jefes) cambiarán de opinión; los recursos humanos se reasignarán a otros proyectos, los mercados, el entorno económico cambiará (en fin, qué nos van a contar ahora); los miembros del equipo se ponen enfermos, tienen la manía de cogerse vacaciones, si se enfadan o encuentran algo mejor dejan la empresa,…; las prioridades pueden cambiar, y volver a cambiar y a cambiar otra vez; los intereses y estrategias con los socios pueden revisarse; los presupuestos pueden recortarse (¡no me lo creo¡); los proveedores y suministradores pueden retrasarse o enviar componentes que no cumplan las especificaciones; las programaciones se retrasan, retrasan,…

Así que no tenemos excusa, ¡sabemos qué es lo que puede cambiar¡ ahora nos toca, ver la manera de anticiparnos a los cambios y reducir la probabilidad de que ocurran (salvo que sean para bien). De todas formas está en la naturaleza humana temer o estar incómodo con los cambios (si quieres tener enemigos, intenta cambiar algo). Aunque, en un ejercicio de pensamiento positivo podemos hasta pensar “¿qué ventajas y oportunidades podrá traer consigo este maldito cambio que ha echado al traste el trabajo de toda una semana?, por ejemplo.

Y qué hacer ante la inevitabilidad de los cambios?

Y una vez que nos ha quedado claro que el cambio es nuestro amigo invisible que nos dará sorpresas durante nuestro proyecto, veamos algunas ideas para gestionarlos:

Mantén los ojos bien abiertos (qué obviedad no?) y por si acaso haz una lista de los cambios que pueden tener más impacto en tu proyecto y trata de tener previsto tu plan B;

Sígueles la pista: mantén una lista de cambios que van ocurriendo, para al final del proyecto, por una parte aprender para la próxima y, por otra, reírte de lo mal que lo pasaste cuando ocurrió;

Estima el impacto: cuantifica las consecuencias del cambio sobre el proyecto. Para ello ayúdate del equipo siguiendo un protocolo que te ayude a que se tomen decisiones correctas (o al menos de forma sistemática y con los datos y opiniones más fundadas), habiendo realizado un análisis completo antes de tomar una determinación sobre si realiza o no el cambio y habiendo sido informadas las personas que necesitan saberlo:

• Al recibir una solicitud de cambio en algún aspecto del proyecto (alcance) conviene que el Project manager clarifique qué es exactamente lo que le proponen (haciendo un proceso reducido de la elaboración del documento de requisitos del proyecto) y que quien lo pide y el receptor entienden lo mismo. Una buena manera de asegurarse esto, es pedir al solicitante que lo envíe por escrito o que sea el Project manager quien por escrito comunique al solicitante lo que ha entendido.
• Una vez clarificado, el Project manager debe evaluar el efecto potencial del cambio sobre los diferentes aspectos del proyecto por lo que deberá informar del posible cambio a las personas y equipos participantes e interesados para que, desde su punto de vista, valoren las implicaciones del cambio.
• Recogidas las respuestas de los implicados, el Project manager decide si poner en marcha el cambio y si no lo aplica, comunicárselo al solicitante con las razones de su negativa.

Informa de la decisión: Si se decide implementar el Project manager debe elaborar un pequeño plan de implantación de los cambios: los pasos a dar, las personas a implicar, … y, si procede, integrarlo en el planning y en la estructura desglosada de tareas (EDT), en el presupuesto,… Y, por último, informar a los interesados del cambio, de pasos a dar,…

Y no pasa nada, a seguir trabajando hasta que otro librepensador ligado al proyecto se levante imaginativo y proponga otro cambio.

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Daniel